É comum as empresas questionarem: “Quanto tempo levará a implantação do sistema?”. Bem, a velocidade do projeto de implantação depende muito mais das pessoas da empresa do que do técnico e consultor do sistema.
Não é a imposição de responsabilidade ao cliente, como humanos costumamos errar, aprendemos e amadurecemos, criamos parâmetros para identificar desvios e corrigi-los para conseguirmos alcançar o resultado desejado. A seleção das pessoas corretas a se envolveremos com o projeto é essencial para o sucesso.
O consultor pode ter maiores qualificações, mas sem uma equipe qualificada para assumir o projeto, não será possível justificar o investimento que o cliente fez. O sucesso do projeto se deve em grande parte a escolha da equipe a se mobilizar com a tarefa.
O prazo estipulado é menor quando o cliente possui uma boa equipe de colaboradores e informações em planilhas ou de outros sistemas ERP. O prazo é maior quando as informações precisarão ser levantadas e os funcionários não possuem muita qualificação.
O projeto de implantação necessita de uma pessoa que assuma o papel de responsável geral pelo sistema. Essa pessoa é o usuário chave ou key user. Ele será o centralizador de todos os assuntos relativos ao sistema e o sucesso do projeto começa com a escolha acertada deste.
Em algumas empresas é impossível que esse papel seja desempenhado por uma única pessoa, sendo neste caso elencadas duas ou três pessoas para isso, porém dentro das possibilidades, é interessante que seja um único usuário chave, de forma a centralizar as decisões e facilitar a comunicação entre cliente e os consultores do sistema.
Saiba como deve ser o usuário-chave ideal para a implantação de um projeto na sua empresa.
Bom relacionamento com os colegas
Todo ser humano tem certa resistência a mudanças e esse processo fica ainda mais complicado quando são apresentadas e cobradas por uma pessoa que não tem tanta empatia com os funcionários.
Apoio nas decisões estratégicas
O key user precisará, a todo momento, participar de decisões estratégicas do projeto. Nas mais complexas, será preciso envolver os patrocinadores do projeto (diretoria e/ou presidência da empresa).
Bons conhecimentos técnicos
O usuário chave deve ter bons conhecimentos técnicos sobre os assuntos a serem tratados, é necessário que a pessoa conheça minimamente o tema do treinamento e consiga ter o controle de certas situações quando o sistema estiver em operação.
Domínio sobre a rotina e processos na empresa
O usuário chave precisa saber como a empresa funciona, de forma geral. Muitos processos são integrados entre si, logo, preocupar-se somente com uma parte pode interferir negativamente na rotina e nos processos da outra ponta.
Disponibilidade para executar as tarefas relativas ao projeto
Durante todo o projeto de implantação, o usuário-precisará dedicar-se a várias tarefas e “deveres de casa” passadas pelo consultor durante as reuniões e/ou visitas de implantação. Por isso, ele deve ter disponibilidade em atender a todas as solicitações que forem apresentadas.
Motivação e senso de responsabilidade
É importante que o atuante nesse cargo esteja sempre motivado e se sinta responsável pelo sucesso do projeto. Esse é o combustível para se obter ótimos resultados.
Demonstração dos resultados
O encarregado precisa apresentar resultados sobre o desempenho do projeto para os gestores da empresa. Conforme a conclusão das etapas da implantação, é necessária a apresentação e avaliação do que foi entregue, de forma a comunicar quais etapas do cronograma foram executadas e quais serão os próximos passos a serem tomados. Esse é o fator que vai garantir o resultado desejado na empreitada.